22 декабря 2014, 18:17 ТехнологииСпецпроект: IT для бизнеса Документооборот в облаке: как сохранить бумагу, время и деньги
Фото: пресс-служба Microsoft
Сегодня ни одна, даже самая маленькая компания не может работать без документов. Иногда «бумаги» становится до неприличия много. Здесь и внутренние кипы документов, и внешние счета, акты, договоры. Чем крупнее компания, чем более серьезным становится ее бизнес, тем большим становится море документов, с которыми приходится иметь дело.
На определенном этапе сложности, связанные с документооборотом, становятся проблемой. Особенно, когда у компании скапливается мало-мальски заметный архив. По оценке экспертов, сотрудники таких компаний тратят до 30% рабочего времени на поиск необходимых документов, а это по нынешним временам — непозволительная роскошь.
Проблема имеет решение. На рынке присутствует немало систем электронного документооборота или СЭД. Некоторые из них справляются не только с базовыми задачами, такими как учет входящих и исходящих документов, но и с более сложными — такими, как организация совместной работы над документами.
Сейчас СЭД вообще затрагивают широкий пласт бизнес-процессов, которые к классическому документообороту не относятся. К таким системам подключается множество сотрудников компаний, что способствует возникновению все новых требований к таким системам. В их числе: организация поддержки новых типов пользователей (топ- и линейного менеджмента), простой и удобный интерфейс, в том числе мобильный, возможность интеграции с другими бизнес-приложениями, поддержка юридически значимого документооборота.
Потребность в таких системах более чем велика. По оценкам аналитического агентства Forester Research, не менее 38% компаний относят системы электронного документооборота к числу критически важных с точки зрения ведения бизнеса информсистем.
Однако большинство таких систем стоят довольно дорого и не всякой компании по карману. Ведение электронного документооборота собственными силами небольшими предприятиями и организациями затратно. Малому и среднему бизнесу проще прибегать к услугам сервис-провайдеров — поставщиков облачных услуг. Последних становится все больше, в том числе и в России.
Возможны варианты
«Облачная» модель потребления IT-сервисов доказывает свою эффективность. Выгоду облачных решений компании малого и среднего бизнеса уже почувствовали, и начинают все активнее их использовать. На такой запрос не могли не откликнуться разработчики различных информационных систем, в том числе СЭД. Тем более, что потенциал российского рынка электронного документооборота огромен.
По оценке экспертов, проникновение электронных документов в России в настоящее время составляет менее 1%. По оценке, например, Федеральной налоговой службы, в России ежегодно выписывается около 15 млрд счетов-фактур, а по приблизительным оценкам операторов электронного документооборота, в 2012 году было передано только около несколько десятков миллионов электронных документов.
В прошлом году ситуация несколько сдвинулась: крупнейшие компании РФ перевели в электронный формат до 50% документов. Но такие компании могут себе позволить значительные затраты на внедрение полноценных сложных локальных СЭД. А для среднего и малого бизнеса, особенно в непростой экономической ситуации, единственным выходом остаются все те же облачные решения по автоматизации документооборота.
Запрос на такие сервисы со стороны СМБ растет — уже сегодня он достиг той точки, в которой на него обратили внимание крупные телеком-операторы. Они уже начали прорабатывать варианты предоставления СМБ-компаниям услуг по автоматизации электронного документооборота из облака.
Сегодня на рынке присутствуют различные варианты облачных СЭД. Одни из них — полноценные, мощные СЭД, перенесенные компаниями-разработчиками в собственные облака. Здесь заказчикам доступен весь мыслимый в СЭД функционал. Конечно, заказчик при этом может выбрать только то, что ему необходимо.
Другой вариант реализуют, как правило, системные интеграторы, имеющие значительный опыт в разработке, доработке и настройке различных корпоративных приложений. Или стартапы, которые создают собственные решения. При этом в качестве, собственно, «облака» используются облачные платформы крупнейших игроков — например, MicrosoftAzure.
Отталкиваясь от опыта и конкретных нужд заказчиков, такие компании создают изначально облачные СЭД, рассчитанные на использование предприятиями малого и среднего бизнеса. То есть, имеющие самый необходимый функционал.
Сами облачные СЭД, как правило, позволяют компаниям создавать корпоративные порталы в качестве единой точки обмена документами и инструмента совместной работы над ними, обеспечивать автоматизацию процессов договорного и организационно-распорядительного документооборота, канцелярии, электронного архива и т.п.
Такие решения обладают всеми — весьма приятными — чертами облачных сервисов. В их числе более чем сжатые сроки внедрения — от нескольких часов до нескольких дней, тогда как обычная СЭД внедряется месяцами. К плюсам же следует отнести отсутствие затрат на покупку программного обеспечения: вместо них — арендная плата, размер которой зависит от числа подключенных к сервису пользователей и задействованного функционала СЭД.
Отсюда и простая масштабируемость: в случае появления новых сотрудников можно просто дать им доступ в систему, доплатив за рабочие места. Или — что немаловажно в кризисный период — воспользоваться возможностью быстрого сокращения расходов в случае увольнений в компании.
