27 ноября 2014, 16:13 ТехнологииСпецпроект: IT для бизнеса Еще раз про мобильность: зачем бухгалтеру работать удаленно?
Мобильные технологии сейчас широкими шагами покоряют бизнес-просторы. Сотрудники компаний, вооружившись планшетами и смартфонами, все чаще выходят из офисов «в поля» — на производство, к клиентам и заказчикам
Ряд профессий, которым, на первый взгляд, мобильность ни к чему. Например, финансист или бухгалтер. Мастера платежек и отчетностей по-прежнему сидят в кабинетах и кропят над цифрами. Но и тут ситуация постепенно меняется. Давайте разберемся, что именно мобильность может дать современному бухгалтеру и какую выгоду может извлечь из этого компания.
О мобильности сказано уже немало, но еще раз напомним, что это такое и зачем. Говоря образно, мобильность — это расширение вашего офиса до размеров планеты Земля. Хотя и эти пределы когда-нибудь наверняка будут преодолены. На практике это означает, что сотрудники компании с мобильными устройствами имеют удаленный доступ к корпоративной системе и могут полноценно работать из любой точки планеты, где есть доступ в интернет. Преимуществ масса: сокращение расходов, повышение эффективности труда, оперативность в принятии решений, дополнительные возможности для аналитики и планирования и так далее. Так почему же бухгалтеру не воспользоваться ими?
Роль финансистов и бухгалтеров в крупных и средних компаниях и в малом бизнесе могут сильно отличаться. В первом случае они, как правило, находятся в штате компании, играют одну из ключевых управленческих ролей и часто бывают привязаны к офису. В небольших компаниях финансовая ответственность в большинстве случаев ложится на руководителя фирмы, а бухгалтер – это внешний человек: удаленный бухгалтер, временный бухгалтер, бухгалтер на аутсорсинге, бухгалтер-консультант. Но возможность мобильной работы нужна и тем, и другим.
Для бухгалтеров и финансистов, находящихся в штате компании, она дает прежде всего возможность работать более эффективно, оперативно принимать решения.
Есть еще такой аспект: мобильность привносит в бухгалтерское ПО новые, более дружественные пользователю интерфейсы. Как утверждают специалисты, бухгалтеры, возможно, сильнее, чем кто-то еще, сейчас подвержены раздвоению компьютерных жизней. С одной стороны, они, как и все люди, общаются в соцсетях, пользуются смартфонами и привыкают к современным, удобным интерфейсам, средствам коммуникации и обмена информацией. С другой — программное обеспечение, с которым они сталкиваются на работе, как правило, скучное и не всегда удобное.
Часто бухгалтер, придя на работу, вынужден окунуться в рутину. Бывает, что он использует скучную систему, неудобную, в чем-то устаревшую, с архаическим интерфейсом, который не показывает то, что нужно. Многие бухгалтеры были бы рады увидеть что-то свежее, более удобное, увидеть приложение, которое понимает контекст, в котором находится пользователь, и подсказывает ему информацию, которая нужна именно сейчас, для той или иной операции, проведения транзакции или подготовки отчета.
Заимствованные из личного виртуального пространства дружелюбные и удобные интерфейсы постепенно внедряются и в офисные программы. Мобильные приложения, как правило, имеют высокую ролевую специфику. Удобство пользования 1С на мобильном устройстве появляется только тогда, когда ПО адаптировано под нужные задачи. При этом, данные и функции, которые в этой конкретной операции не задействованы, на экран не выводятся.
Еще один немаловажный аспект мобильности – мотивационный. Человек, имеющий возможность работать там, где бы он ни находился, чувствует больше доверия со стороны руководства. Удаленная работа позволяет не тратить время на пробки, что немаловажно для многих сотрудников, особенно для женщин (а именно они составляют большинство бухгалтеров). И наконец, благодаря более дружественным интерфейсам и современным технологиям, можно выполнять задачи гораздо быстрее, что особенно ценится в наш век не проходящего цейтнота.
Специалист с удаленным доступом может оказывать услуги в удобное для себя время, находясь дома или на другой работе по совместительству. Мобильность дает такому «бухгалтеру на час» еще большую степень свободы. Проконсультировать, принять какое-то решение, оперативно внести какие-то корректировки можно из любой точке планеты, находясь в отпуске, в дороге или, например, в театре.
Мобильный бухгалтер не тратит время на поездки в офис, может лучше планировать свой рабочий день и обслуживать большее количество клиентов. А компания получает возможность использовать ценного специалиста более эффективно — он будет выполнять работу качественнее.
Как же организовать мобильное рабочее место для бухгалтера или финансиста? Что для этого требуется? Генеральный директор «1С-Мссофт.ру» Тимур Хасашин утверждает, что «практически ничего». Сегодня защищенные бухгалтерские системы можно использовать как услугу, доступную на всех устройствах.
Тимур ХасашинГенеральный директор «1С-Мссофт.ру»«Платформа доступна через вэб-браузер, можно работать из любой точки мира, она полностью соответствует приложению, которое они привыкли видеть на своих персональных компьютерах. Для мобильных устройств в рамках 1С есть специальный интерфейс. Кроме того, существуют мобильные приложения, в том числе приложения для доступа к отдельным задачам. Там есть работа с заказами, отчеты для руководителя и так далее. То есть, как правило, функционал для управленческого учета, то, что нужно постоянно и оперативно. Что касается каких-то более сложных процедур — бухгалтеру все-таки проще зайти и поработать через вэб-браузер. Таким образом, можно, например, сформировать отчетность, подписать ее электронной подписью и отправить в налоговую. Ездить туда и сдавать отчеты больше не нужно».
Больше всего сомнений у предпринимателей вызывает вопрос сохранности данных. Особенно, если дело касается бухгалтерии, ведь эти сведения, едва ли не самые секретные для любой компании. Где хранятся эти данные? Кто имеет к ним доступ? – все это волнует руководителей. Но специалисты утверждают, что хранить информацию на офисном сервере гораздо опаснее, чем в облаке. Перемещая данные в облако, компания ликвидируете самый большой риск — риск того, что администратор или какой-то другой работник организации заинтересован в утечке этих данных. Самый распространенный способ утечки — через сотрудников компании. Забрать данные из дата-центров крупных поставщиков ИТ-услуг практически невозможно. ИТ-гиганты тратят огромные средства для обеспечения высочайшего уровня безопасности, который не может себе позволить никакая компания из сектора малого-среднего бизнеса. Например, ежегодный аудит облачных сервисов Microsoft, проводимый признанными на международном уровне сторонними аудиторами, подтверждает неукоснительное соблюдение компанией Microsoft политик и процедур обеспечения безопасности, конфиденциальности и непрерывности деятельности.
Организация, которая решила предоставить возможность мобильной работы своим сотрудникам, при этом может повысить также надежность и отказоустойчивость работы своей системы. Если система размещена не на офисном сервере, а в облаке, компания остается работоспособной в любых обстоятельствах. Даже если главный офис, например, сгорел, мобильные сотрудники продолжат работать с клиентами — все, что нужно для этого, у них есть.
Подводя итог, можно сказать, что мобильность для бухгалтера, это возможность всегда быть на связи, контролировать ситуацию в компании и оперативно принимать решения, возможность работать из любого места, совмещая работу и личную жизнь. С точки зрения организации, это постоянное присутствие бухгалтера на работе, даже когда его в офисе нет.
