28 октября 2014, 13:03 ТехнологииСпецпроект: IT для бизнеса Три простых решения для повышения эффективности бизнеса
Далеко не все ведут дела, сидя в офисе. Специфика деятельности многих компаний предполагает работу «в полях». Существует миф, что обеспечить комфортную удаленную работу сотрудникам, сохраняя их эффективность, сложно – на это необходимо потратить немало сил, средств и времени. На деле все оказывается проще: ни огромных затрат, ни перестроек в компании не требуется.
Пример — компания MICE Direсtions. Здесь работают около 50 человек, но собраться всем вместе в офисе им удается не чаще, чем на несколько дней в году. Все остальное время большинство сотрудников находится «на передовой», — компания специализируется на организации мероприятий в разных городах страны. Удаленная работа здесь не просто в порядке вещей, вдали о офиса люди проводят большую часть времени.
«Может быть, в других компаниях удаленную работу и можно воспринимать как вынужденную меру, которая объясняет ограниченные возможности сотрудника. Мы не можем себе этого позволить. Даже если менеджер проводит на площадке не то, что дни, а целые недели, он должен быть столь же эффективен, как и все остальные. Поэтому доступ к корпоративной информационной системе для него необходим постоянный», — рассказывает генеральный директор компании Николай Коффт.
Организация мероприятий связана с решением целого комплекса проблем. Ведь это не только сам «ивент». Необходимо обеспечить решение множества задач, — от разработки сценария и подготовки площадки, до доставки на нее грузов, организации поездок представителей компаний-клиентов и т.д. Каждый проект компании подразумевает командную работу целого коллектива, члены которого должны четко координировать свои действия в соответствии с оперативной информацией, которая обновляется практически ежеминутно.
Но как обеспечить одновременный доступ к ней для целой команды, если один из ее членов может находиться за целую тысячу километров от другого? С этой проблемой в MICE Directions справились, внедрив Microsoft Dynamics CRM Online — систему, доступную каждому из сотрудников в режиме 24х7, где бы он не находился. Каждый из них, решая свои задачи, дополняет карточку проекта, обновленная информация тотчас появляется на экране всех заинтересованных менеджеров. По сути, все они координируют свое взаимодействие «на лету», не тратя времени на контакт, согласования и отдельное информирование каждого.
Вместе с CRM Online у MICE Directions появился еще один рабочий инструмент. Чтобы иметь возможность полноценно работать с документами, используя при этом любое устройство, сотрудники компании используют Office 365. Это решение было внедрено одновременно с CRM Online и стало для корпоративной системы отличным дополнением. Единая почта, средства работы с документами, возможность в реальном времени работать с ними коллективно — все это обеспечивается сервисом Office 365. И нет нужды таскать с собой ноутбук — при необходимости получить доступ к нужному документу можно и со смартфона.
И, наконец, третье решение, использованное MICE Directions. Сотрудникам компании было просто необходимо единое средство коммуникации. Безусловно, и электронная почта, и телефон, и мессенджеры всегда в распоряжении менеджеров. Но возможность коллективного обсуждения рабочих проблем и обмена информацией наиболее полно реализована при помощи корпоративно социальной сети — Yammer. Принцип работы с ней тот же, что и со всеми общими социальными сетями, доступными в интернете. Руководитель может создать группу для обсуждения проблем, связанных с проектом, оперативно информировать менеджеров об изменениях, ставить новые общие задачи. Более того, можно дать доступ к материалам социальной сети и представителям компаний-заказчиков. Вместе с Yammer в MICE Directions получили сразу и площадку для обсуждения рабочих вопросов, и средство обратной связи с клиентами.
«Мы даже не думали об оптимизации расходов на IT, когда начинали внедрение трех облачных решений. Нам было критически важно повысить эффективность работы. То, как быстро мы сумели добиться поставленной задачи, признаться, меня даже удивило, — делится впечатлениями Николай Коффт. — Мы стали работать быстрее и качественнее. Информация, которой располагают наши специалисты, теперь всегда актуальна, согласования изменений проходят буквально на лету, а для того, чтобы обсудить рабочие проблемы, не нужно с огромным трудом собирать всю команду в офисе»
