28 октября 2014, 13:04 ТехнологииСпецпроект: IT для бизнеса Как сэкономить на софте, наращивая оборот
Правильный бизнес рано или поздно начинает расти — значит, становится больше людей, больше задач, больше ответственности. Один из важных вопросов в этой связи — расширение возможностей собственных сотрудников за счет использования удобных современных средств информатизации. Зачастую необходимо думать сразу об оптимизации всех протекающих в компании процессов, унификации стандартов для документов, а также о легальном использовании необходимых программных продуктов.
Один из поставщиков строительных материалов в Псковской области - компания «Новый город» столкнулась со всеми перечисленными превратностями роста: штат из пяти десятков человек в какой-то момент стал создавать по семь сотен новых файлов в день. «Коллеги могли тратить немало времени только на то, чтобы найти нужный файл, а потом еще столько же — на сохранение его в другом формате, если у получателя он, по какой-то причине, не открывался», — поделился воспоминаниями менеджер по развитию «Нового города» Дмитрий Хитрый.
Трудности в ведении документооборота приводили к потере не только времени, но и важной информации: запрашивать недостающие документы у коллег можно сколько угодно, но рано или поздно это должно было привести к непоправимым последствиям.
К тому же, решения требовал и возросший штат сотрудников: количество необходимого ПО выросло в два раза, менеджмент был готов закупать только «белое» ПО, а это требовало от растущей компании серьезных вложений. Необходимо было найти решение, удовлетворяющее не только потребности растущего бизнеса, но и отвечающее его бюджетным возможностям.
Компания остановилась на сервисе Office 365 для малого бизнеса расширенный. «Интерфейс Microsoft Office хорошо знаком нашим сотрудникам, это существенно сэкономило нам время на обучении, которое практически не понадобилось. Весомым аргументом стало и то, что Microsoft Office предоставляет высокие гарантии безопасности и более широкие возможности для корпоративных коммуникаций и документооборота. Мы также оценили способность системы к масштабированию – расширить или, напротив, уменьшить число подписанных сотрудников можно очень просто, что делает нас более свободными: мы, например, точно знаем, что с увольнением человек лишается своего доступа к общей базе данных. Правда, пока мы в основном принимаем новых людей», — рассказал Дмитрий Хитрый.
По его словам, выбор был обусловлен несколькими важными факторами: «Microsoft известна с хорошей стороны: надежность, поддержка специалистов, понятный интерфейс продуктов. Плюс, конечно, важна стоимость пакета – для нас была важна возможность совершить этот переход без особых материальных затрат, чтобы не «проесть» тот эффект, который мы ожидали от внедрения. Мы сэкономили порядка двухсот тысяч на необходимых офисных программах, взяв их «в аренду» – эти деньги стали нашим активом, мы смогли вложить их и заработать еще», – отметил Дмитрий Хитрый.
Еще один важный для компании момент — «гладкость» внедрения, при котором не возникает необходимости останавливать работу ни на минуту. Поначалу доступный по подписке функционал Office 365 показался компании даже несколько избыточным: SharePoint и Lync «пылились» без дела. Сейчас, освоив новые возможности, сотрудники «Нового города» не мыслят работу без этих инструментов.
Александр Крят, ведущий менеджер отдела продаж, рассказал, что новые приложения существенно упрощают жизнь: «Мы сделали «болванку» презентаций в Publisher и теперь не тратим по сорок-пятьдесят минут на ее составление, а лишь вставляем нужные данные, экономя около получаса. Lync позволяет оперативно реагировать на запросы, клиент чувствует наше внимание, коллеги не раздражаются из-за привычной ранее отмашки «потом» — сейчас это и удобнее, и проще. И, конечно, возможность работать удаленно от офиса — это очень важно для нас, работающих с клиентами. Все данные под рукой, коллег можем подключить к разговору в два щелчка мышью в Lync – все условия для работы».
Дмитрий Хитрый, в свою очередь, отметил, что при сохранении фонда оплаты труда на прежнем уровне оборот компании вырос на 40 %. «Мы также посчитали: прежде сотрудник проводил в очереди у кабинета директора в среднем 12 минут своего оплаченного времени, а сейчас он может задать вопрос директору и генеральному директору за секунды. Например, ранее на отправку электронных документов внутри компании тратилось в среднем 3 минуты, в Microsoft Lync это происходит за 2 секунды. Microsoft OneNote позволяет делать быстрый сравнительный анализ документов», — рассказал он.
Exchange стал незаменимым инструментом для своевременного получения актуальной информации сотрудниками различных отделов: здесь обновляется информация об отпусках, отгулах, смене номеров телефонов, обо всех проектах и контрактах. В хранилище SharePoint можно присваивать обложку различным папкам, тем самым еще больше сокращая срок поиска нужной информации. Здесь хранятся данные по всем партнерам и контрагентам, детали логистики, дни рождения и комментарии по ходу реализации проектов. И, конечно, система архива и поиска по нему не может оставить равнодушными тех, кто работает с большим количеством людей и проектов одновременно в команде с разными коллегами.
«Раньше, чтобы запросить недостающий документ, бухгалтер звонил сотруднику и называл разные реквизиты, даты и суммы. А сотрудник в этот момент мог писать письмо, изучать отчет или общаться с клиентом — то есть не очень корректно запоминать информацию, и был вынужден уже в свою очередь звонить бухгалтеру и уточнять, что ему нужно. Теперь все ведется письменно, Lync автоматически создает в Microsoft Outlook специальную папку «Журнал бесед», где фиксируется все звонки и беседы. Это и экономит время, и дисциплинирует», — заключил Дмитрий Хитрый.
Читать также
Мобильность - новая реальность
Работа с почтой: как уйти от проблема
Когда «мобильность» равна «эффективности»
В новый дом первым впускают Интернет, а не кошку
