21 октября 2014, 12:06 Спецпроект: IT для бизнеса Экономия и удобство: отправляемся за ПО в аренду
Почему одним компаниям удается расти и развиваться, другие становятся аутсайдерами?
Конечно, однозначного ответа на этот вопрос не существует, но одна причина для отставания все же очевидна: боязнь использования современных технологий, дающих преимущества в скорости, порядке и стоимости бизнес-процессов. Сервисы по аренде программного обеспечения — одно из гигантских преимуществ современности, уверен Александр Бойко, IT-директор BBDO Group, которая использует Office 365.
Александр БойкоIT-директор BBDO Group«Первое преимущество — время развертывания. Для небольшого бизнеса это несколько часов, для среднего — несколько дней, для крупного — несколько недель. Второй пункт — масштабируемость. При росте бизнеса все, что требуется — это дополнительная подписка для новых сотрудников на Office 365, которую можно оформить мгновенно. При использовании традиционного подхода, это требовало бы дополнительного оборудования, услуг по поддержке, покупки новых лицензий. Немаловажна гибкость таких сервисов: каждый сотрудник получает тот набор услуг, который требуется ему в работе сейчас, а в дальнейшем, при необходимости может быть быстро расширен».
Еще одно преимущество — экономичность. ПО в аренду абсолютно предсказуемо, стоимость пользования легко просчитывается. Также это возможность по оптимизации загрузки IT-персонала — те сотрудники, которые обслуживали сервисы, сейчас обеспнечиваемые Microsoft, могут заняться другими задачами.
Так кто же больше выигрывает от использования облачных сервисов — работодатель или сотрудники? Формулировка «или» здесь не работает, считает Александр Бойко: «Думаю, что все. Работодатель, кроме стабильного сервиса получает заметное снижение капитальных затрат, перенеся их в предсказуемые и более контролируемые операционные, плюс экономию. Сотрудники получают необходимый набор современных инструментов, которые доступны им, где бы они не находились. Все что нужно для работы в любых условиях с любых девайсов — это наличие интернета».
Российское подразделение глобального холдинга BBDO два года назад перешло на использование сервиса Office 365. До этого компания использовала собственные серверы, обслуживание которых обходилось достаточно дорого.
«Непосредственно в момент внедрения Office 365 мы существенно сэкономили на том, что не стали производить необходимую плановую замену почтовых серверов. Получив почту как услугу, мы смогли, наконец, забыть о том, что поток объемных писем от поставщиков с фотоотчетами или другими креативными материалами, может затруднить работу сотрудника или отдела», — рассказал Александр Бойко.
До этого ограничения на одно письмо в компании составляли 5 Мб, из-за большого количества корреспонденции создавать архив было невозможно — сейчас же вся переписка за два года доступна для поиска. Ежедневный почтовый трафик сегодня — 150 Гб, лимит ящика — 50 Гб (до этого размер ящика ограничивался 2 Гб) и, по словам Александра Бойко, представить, что сегодня использовались бы прежние технологии — просто невозможно.
Помимо Office 365 в BBDO Group перешли на Microsoft Azure — перенесли в «облако» сервис авторизации. Теперь перебои с подачей электроэнергии или в работе интернет-провайдеров не приведут к полной остановке работы, поскольку доступ к почте можно будет осуществлять из любого места за пределами офиса, где есть Интернет. «Все стало гораздо надежнее и при этом проще», — рассказал Александр Бойко.
Упростилась жизнь не только IT-департамента, но и сотрудников, трудящихся «в поле». Раньше для удаленного доступа к рабочей почте и документам им нужно было использовать одноразовые пароли, генерируемые непосредственно в момент запроса. Через определенное количество минут простоя пароль аннулировался, приходилось проходить неудобную процедуру заново. Сказать, что такой подход мешает работе — это сильно смягчить ситуацию.
С программами, доступными через интернет, становится совершенно не важно, где находится человек — в офисе, дома, на даче, в командировке — все под рукой, все доступно. Понятный интерфейс, к которому люди привыкают практически сразу, тоже немаловажен.
Помимо доступности и простоты, важна надежность: ведь работая с представителями бизнеса, нужно гарантировать партнерам защиту коммерческой информации.
Александр БойкоIT-директор BBDO Group«Для нас не важно, чем пользуются сотрудники — ПК в офисе, ноутбуком дома или смартфоном в дороге— важно, что защищен сам канал передачи связи, а мы не тратим на это ресурсы — людские и финансовые. Плюс очень ценна поддержка от разработчика — одно дело знать, что в случае проблемы, ликвидировать ее последствия предстоит только тебе и твоим коллегам, и совсем другое — рассчитывать на круглосуточную помощь целой команды профессионалов»
«Возможно я скажу неожиданную вещь, но считаю, что облачные сервисы безопаснее классических. Ведь при обнаружении новых видов угроз — а сейчас это практически ежедневный процесс — критически важно как можно скорее устранить подверженность системы этим угрозам. В «облачном» случае этим занимаются специалисты Microsoft, если мы говорим про Office 365», — пояснил он.
Провайдер IT-сервисов обычно обладает большим и компетентным штатом специалистов, чем тот, что экономически выгодно держать в любой не-IT компании. И если пару лет назад использование таких сервисов было признаком высокотехнологичности компании, то сегодня это уже становится нормой для любого бизнеса.
Читать также
Мобильность - новая реальность
Работа с почтой: как уйти от проблема
Когда «мобильность» равна «эффективности»
В новый дом первым впускают Интернет, а не кошку
