Переход на электронный документооборот: в чем основные идеи и как к этому относится бизнес?

В Минэкономики ранее рассказали, что правительство одобрило законопроект об электронном документообороте. По данным МЭР, «затраты на хранение бумажных документов составляют сотни миллионов рублей»

Правительство одобрило одобрило законопроект об электронном документообороте, рассказал министр экономики Максим Решетников. Как заявили Business FM в Минэкономразвития, законопроект поможет некоторым компаниям сохранить сотни миллионов рублей в год, а некоторым — и миллиарды. Это расходы на бумагу, на аренду архивных складов.

Сейчас по закону организации обязаны хранить документы в течение нескольких лет. Если закон об электронном документообороте примут, такие документы юридически приравняют к бумажным. Это значит, что их можно будет хранить на сервере, а бумагу — благополучно уничтожить, сэкономив не только на ней и на ее хранении, но и ускорив бизнес-процессы в несколько раз, рассказал радиостанции заместитель директора департамента развития цифровой экономики Минэкономразвития Алексей Минаев:

Алексей Минаев заместитель директора департамента развития цифровой экономики Минэкономразвития «Сегодня, по разным оценкам, переход от бумаги в работе организации к электронным документам приводит к ускорению всех процессов в организации примерно в пять раз. То есть понятно, что не нужно [лезть] в шкаф, идти на склад, забирать бумажные документы. Гораздо проще, когда все они хранятся на компьютере и доступны в любое время. Затраты на хранение бумажных документов составляют сотни миллионов рублей. В нескольких крупных компаниях это может быть миллиард рублей ежегодно, по тем данным, которые у нас есть».

Но за это все равно придется платить, потому что электронные версии тоже где-то нужно хранить. Технологии хороши тем, что можно быстро найти интересующий документ. Но в любой компьютер может попасть вирус, который все уничтожит. Да и вообще любая система может сломаться.

Бумага, конечно, тоже имеет свойство сгореть. Но есть ощущение, что это случается реже, чем сбой в компьютере. И чинят его не сразу, а вот за нужной бумажкой можно всегда сходить в архив.

Зато, когда бумажные документы требуют контролеры, предоставить их в электронном виде куда легче. О своем опыте общения с налоговой рассказывает гендиректор юридической компании «Юрвиста» Алексей Петропольский:

Алексей Петропольский гендиректор юридической компании «Юрвиста» «К нам приходит запрос, и там приписочкой: нас интересует вот этот контрагент, а также пришлите, пожалуйста, всю книгу продаж и документы к ней за 2018 год. И ты так в отписку пишешь: это надо копии снять, порядка двух газелей бумаг. Они говорят: нас это совершенно устраивает, привозите. Мы все сканируем, тратим на это деньги — сотни тысяч рублей, и эти газели отправляем в налоговую, поскольку это закон — мы не имеем права давать документы на флешке. Мы должны каждую копию заверить, поставить печать, нужно, чтобы директор расписался. После этого можем отправить в налоговую».

Что же касается электронной безопасности, есть три последних примера, когда хакеры взломали американский трубопровод Colonial Pipeline, японскую Toshiba и ирландскую службу здравоохранения. Последней пришлось отключить компьютерную сеть, и врачи потеряли доступ к результатам анализов пациентов и другим документам. Впрочем, есть способы защитить свои данные, рассказывает гендиректор компании Zecurion Алексей Раевский.

Алексей Раевский гендиректор компании Zecurion «Например, эти данные записали на отчуждаемый носитель и положили в банковскую ячейку, в сейф. Если мы говорим про какое-то предприятие. Либо у нас просто не один сервер, а два или три. Они находятся в разных местах, разных дата-центрах, и там эта информация дублируется».

Электронные документы подписываются электронной же подписью. Business FM неоднократно рассказывала о случаях, когда мошенники создавали от имени гендиректоров компаний эти подписи и потом переоформляли бизнес на себя или пытались взять кредиты. Наконец, при всех плюсах электронного документооборота что-то будет все равно храниться в бумажном виде. Как заявил министр экономики Максим Решетников, вероятно, это будут финансовые документы. А именно они и есть основной массив бумажек в компаниях — бухгалтерская документация. И как бы не затребовали госорганы все равно предоставлять ее еще и в традиционном виде. Тогда, возможно, все равно придется хранить ворох бумаг.